浙江省事业单位登记档案管理暂行办法

　　浙编[2003]1号
　　
　　浙江省事业单位登记档案管理暂行办法
　　
　　第一章总则
　　
　　第一条为了加强全省事业单位登记管理档案工作，促进档案管理的规范化和标准化，更好地为社会和经济建设服务，根据《中华人民共和国档案法》和《事业单位登记管理暂行条例》的有关规定，结合我省工作实际，制定本办法。
　　第二条本办法所指的事业单位登记档案是指登记管理机关在依法对事业单位进行登记、监督管理过程中直接形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像等历史记录。
　　第三条事业单位登记档案管理是事业单位登记管理工作的重要组成部分，档案管理工作实行分级管理的原则。各级事业单位登记管理机关应依法加强管理，以维护事业单位登记档案的完整与安全。
　　事业单位登记档案工作主要包括档案的收集、整理、保管、统计、利用及信息的开发与管理。
　　第四条各级事业单位登记管理机关要依法负责档案管理，并对下级登记管理机关的档案管理实行监督和指导。
　　第二章档案的收集、归档
　　第五条各级事业单位登记管理机关应制定事来单位登记档案整理归档制度，明确归档范围、归档时间和归档要求。
　　第六条凡是反映事业单位登记管理的登记（备案）、变更、年检、注销（备案）、监管活动的文件材料均属归档范围。事业单位依法登记后，有关文件应规范整理，及时归档。事业单位的年度报告和日常监督管理所形成的有关文件也应及时规范、整理归档。
　　属于事业单位登记档案归档范围的主要文件材料：
　　 （一）事业单位法人设立登记（备案）的申请、受理、审查、核准、发证、公告活动中形成的文件材料，主要包括：
　　 1.事业单位法人设立登记（备案）申请书；
　　 2.审批机关（单位）批准组建的文件；
　　 3.事业单位名称预先核证材料；
　　 4.事业单位住所所有权或使用权证明；
　　 5.有关章程；
　　 6.有关资质认可或执业许可证明材料；
　　 7.开办资金和经费来源证明材料；
　　 8.事业单位负责人任职（聘任）文件；
　　 9.事业单位法定代表人登记申请表；
　　 10.事业单位印章的印迹、银行帐号等备案材料；
　　 11.其他有关材料。
　　 （二）事业单位变更登记的申请、受理、审查、核准、换证、公告活动中形成的文件材料，主要包括：
　　 1.事业单位法人变更登记申请书；
　　 2.事业单位名称、住所宗旨和业务范围、法定代表人、经费来源、开办资金、变更登事项的批准或证明文件；
　　 3.事业单位负责人任职（聘任）文件；
　　 4.事业单位法定代表人登记申请表；
　　 5.事业单位住所的权属证明；
　　 6.经费来源证明或者资金信用证明；
　　 7.变更前《事业单位法人证书》（正、副本）；
　　 8.其他有关材料。
　　 （三）事业单位年检工作的自查、填报、审查、做出结论等工作中形成的文件材料，主要包括：
　　 1.事业单位法人年度报告书;
　　 2.资质认可和执业许可证书复印件；
　　 3.资金增（减）报告；
　　 4.年度审计报告或资产负债表、损益表；
　　 5.税务登记证和本年度纳税交款书复印件；
　　 6.其他有关材料。
　　（四）事业单位违规行为记录文件材料，主要包括：
　　 1.对事业单位违反登记管理规定的行政处罚决定书；
　　 2.送达回证；
　　 3.现场检查笔录；
　　 4.立案审批表；
　　 5.调查笔录；
　　 6.案件讨论记录；
　　 7.通知；
　　 8.结案审查表；
　　 9.向有关部门提出的纪律处分建议书；
　　 10.其他有关材料。
　　 （五）事业单位法人注销登记（备案）的申请、受理、审查、核准、收缴证书和印章、公告活动中形成的文件材料，主要包括：
　　 1.事业单位法人注销登记（备案）申请书；
　　 2.审批机关批准撤销的文件或行政机关依照法律、行政法规决定或责令撤销、解散的文件；
　　 3.有关机关确认的清理债权、债务完毕并且完税的清算报告；
　　 4.事业单位法人证书（正、副本）及印章；
　　 5.向有关的银行和部门通知注销登记的文件；
　　 6.其他文件、证件。
　　第七条事业单位法人设立登记（备案）、变更登记、年检、注销登记（备案）、违规行为记录、监督管理等每一项活动结束后，具体承办部门的有关人员应及时收集、整理和归档移交，移交期限自档案形成之日起最长不得超过三个月。
　　 第八条档案载体与书写材料应符合耐久性要求和有关技术标准。严禁使用纯蓝墨水、红黑水、铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料。
　　第九条已经产生电子文件材料的，应实行纸质文件、电子文件双套制。归档的电子文件必须转换成光盘储存形式，同时储存描述生成电子文件的职能活动、作用、办理过程、办理结果、形成环境等辅助信息。
　　第三章档案的整理
　　第十条事业单位登记档案区分全宗，按类别——登记单位分类整理成相对独立的保管单位。一个事业单位登记管理档案单位可整理为一个盒或若干盒，一般不能将两个或两个以上单位登记档案的文件材料合并立为一盒。
　　 一个事业单位登记档案分别设立登记（备案）、变更登记、年检、违规行为记录、注销登记（备案）等五类的若干件组成。每类每件档案由若干份文件材料组成。
　　第十一条事业单位登记档案跨年度按类别——登记证号顺序排列、编号，盒内按件依形成的时间顺序排列、编号。盒内文件材料分设立登记（备案）、变更登记、年检、违规行为记录、注销登记（备案）五类件，每件内文件材料按正件在前，附件在后，批复在前，请示在后；结论性文件有前，印证件文件在后；汇总性文件在前，基础性文件在后的顺序排列后，按件装订。
　　按件装订好的档案装入盒内，并填写盒封面（见附件1）和盒脊（见附件2）。登记档案逐盒内放置事业单位登记管理档案盒内目录（见附件3）和备考表。
　　第十二条事业单位登记档案内的设立登记（备案）、变更登记、年检、违规行为记录、注销登记（备案）五类应逐件附目录（见附件4至附件8），并以五种不同颜色的纸张标识区别。
　　第十三条事业单位登记档案的编目
　　 （一）事业单位登记档号的编制应与本机关全宗档案编号一致，并编写档案目录（见附件9）；
　　 （二）事业单位登记档案盒内文件材料应逐件编件号；
　　 （三）事业单位登记档案盒内以件为单位编件内文件页（张）号，件内有图文的页面逐页在文件正面的右上角、反面的左上角以阿拉伯数字编写；
　　 （四）每件按文件材料排列顺序和内容填写文件目录。
　　
　　第四章档案的保管与利用
　　第十四条事业单位登记档案的保管期限定为永久。
　　第十五条事业单位登记管理机关对档案的内部使用，要建立有关制度，对借阅档案的权限、程序、时限等都要作出明确规定。档案保管应注意防火、防水、防尘、防蛀、防光、防盗。
　　在对社会开放事业单位登记档案时应严格执行《档案法》的以下规定：
　　 （一）利用的方式应限于阅览、复制和摘录；
　　 （二）中华人民共和国的公民和组织利用档案时，须持介绍信或者工作证、身份证等合法证明；
　　 （三）外国人或外国组织利用档案时须经上级登记管理机关同意。
　　第十六条事业单位登记管理机关应根据有关规定为社会各方面提供阅览、复制、摘录档案提供便利条件，发挥登记档案的利用价值，为经济建设服务。涉及保密内容的，事业单位因正当理由不愿公开而且没有规定必须公开内容的，要严格执行《保密法》和有关保密规定。
　　第十七条查阅者应遵守档案利用的有关规定，办理有关利用手续。查阅档案严禁对档案勾划、涂改、标记号、拆折叠、抽取、污损、撤换、添加内容等。
　　第十八条事业单位登记管理机关应利用各种现代化技术手段，在对档案信息实行有效保密的前提下，建立登记档案数据库，为信息共享、统计汇总、决策咨询、查找利用等创造便捷条件。
　　
　　第五章附则
　　第十九条本办法适用于全省各级事业单位登记管理机关对事业单位登记档案管理工作。
　　第二十条本办法由浙江省机构编制委员会办公室与浙江省档案局负责解释。
　　第二十一条本办法自发布之日起实施。