越城区档案局 徐丽娟
论文摘要：越城区档案局人手少，任务重，如何有效地利用资源做好整个区级机关本级的档案工作，作者在调查了解的基础上提出了比较切合实际的想法，为领导决策提供一定的参考。
关键词：机关档案工作 文档管理中心
区档案局于年初，对区级机关32个单位的档案工作上门了解指导，基本摸清了区级机关档案工作整体面貌。全区机关档案工作总体上做得较好,但也存在一些不容忽视的问题。
一、档案工作的情况
(一)关于管理体系、库房、制度。各单位都有明确领导分管档案工作,建立档案管理组织，分工明确，基本上都有内设机构相关人员组成的档案材料收集网络。区级机关有19家有独立的库房，但仅有7家比较规范(完成档案目标认定或将进行目标认定的单位)，大部分虽有档案库房但比较杂乱，库房内堆满了物品，部分单位档案放在档案员办公室的铁柜内，有4家单位的档案放在办公室的木柜内，档案保管条件较差。区级机关单位档案管理的各项制度基本健全(如分类方案、归档范围、保管限期、借阅制度等)。
(二)关于机关建档工作。区级机关各部门分别在建立组织基础上，明确人员管理档案工作，档案人员一般由文书兼任，12家单位的档案员是行政编制，5家单位的档案员是临聘人员，行政编制的档案员相对固定并有一定的档案管理经验，而临聘人员担任档案员的单位调动频繁，档案工作影响较大，应该引起单位领导的重视。区级机关单位基本能完成上年度文件材料的收集、整理、归档工作。
(三)关于档案达标工作。区法院、检察院等专业性较强单位从库房、材料收集、保管、利用等各方面都符合档案工作的要求，档案管理的起点高、质量好，是区级机关最先通过档案目标认定的单位。区纪委、区财政局在市纪委、市财政局和区档案局的监督、指导下，档案工作已达到省二级。区司法局和区统计局计划于今年完成档案省二级目标认定。
(四)关于档案现代化管理。全区有22家单位运用档案管理软件，16家单位已采用一文一件归档整理。区法院已将诉讼档案扫描工作步入常规化，初步建立了电子档案系统，对数据备份实行了制度化，并按要求送至绍兴市中级法院进行异地备份。
二、发现的主要问题
(一)档案的库房不够标准。区级机关除档案已达标的单位库房的“六防”措施比较规范，有些虽有独立的库房，但“六防”措施不能到位，档案库房当作单位的仓库使用，库房内均堆有杂物。
(二)文件材料收集、保管不够规范。区级机关材料收集范围过宽，随着网络技术的发展，现各单位只要收集反映本单位工作职能的材料，对一些普发性的材料可上网查询，所收集的范围比过去有所变化，但大部分单位仍按传统方法收集归档，既浪费人力物力，又不利于保管利用。而部分单位却只收集本单位的发文，忽视对与本单位业务有关的上级或下级来文的收集。对一些网上发文，但涉及本单位人事或职能的文件，部分单位只归档了下载文件，没有按要求到发文单位补盖印章，影响了材料的原始性、真实性。部分单位忽视对音像材料的整理归档，音像材料只停留在收集上，对音像材料的归档利用还是一片空白。
(三)部分档案员业务不够熟悉。档案基础工作起点不高，档案人员对档案业务知识及本单位的业务缺乏了解，部分单位档案人员案卷标题书写不够规范，档案输入格式不符合规范要求。
(四)档案制度不够落实。区级单位虽制定了一系列档案管理制度，但制度只停留在形式上，不能真正落实到实际工作中。
三、对未来的思考
区级机关档案工作总体上存在着“高成本、低效率、低水平”的现象，档案资源分散，为有效整合资源，提高区级档案管理整体水平，建议建立区文档管理中心。建立区级文档管理中心一能降低档案行政管理成本。文档管理中心变分散管理为集中统一管理大院内及附近20个机关单位档案，在档案管理的各个环节都节约了成本。20个单位全部撤销综合档案室，每个单位按15平方米设置档案库房，20家单位就需要300平方米，如建立文档管理中心，却只需要200平方米(包括档案办公室用房)，就能保证5年的库存量，仅此一项，节省办公空间三分之一。档案装具和档案管理软件等基础设施建设一家解决，多家享用。二能强化国家档案资源建设。由于集中管理大院内及附近机关单位各门类档案，各单位不愿意向档案馆移交的专门档案都移交到中心，如区委宣传部音像档案等，保证了今后专门档案进馆，为丰富馆藏结构打下了基础。三能提高专业化、现代化管理水平。文档管理中心有稳定的档案专职人员、有符合档案保存要求的专用库房、有统一的规章制度、有集中培训和业务交流的场所，这些都可以充分发挥人才优势和技术优势。目前机关电子公文归档与管理工作还不尽完善，建立文档管理中心后，对20个区级单位全部实现档案信息化管理，全面进行电子档案数据的录入、转换工作，实现网上检索。四能实现了档案信息资源高效利用。文档中心多载体、多门类、多形式的档案资源集中统一管理，可以使档案资源得到深层次开发，提高机关对档案资源的整体利用水平。同时，可以突破本部门和本单位的局限，实现优势互补，在“服务社会、融入经济、辅助决策”等更多方面融会贯通，发挥重要的现实作用。
徐丽娟 、女 、1971年1月出生、1988年毕业于绍兴中专文书档案专业、越城区档案局监督指导科科长、绍兴市延安路18号、312000、88317031
浙公网安备 33069902000233号